Guia de compra para gestão de processos de negócios

As soluções de BPM auxiliam as organizações no mapeamento dos processos que estão sendo realizados e melhoram o desempenho das equipes, a partir dessas informações. Saiba mais no guia a seguir.

Índice

1. O que são softwares de gestão de processos de negócios?
2. Quais as vantagens de empregar um software de gestão de processos de negócios?
3. Quais são os principais recursos dos softwares de gestão de processos de negócios?
4. O que levar em consideração antes de adquirir um software de gestão de processos de negócios?
5. Quais são as tendências dos softwares de gestão de processos de negócios para os próximos anos?

O que são softwares de gestão de processos de negócios?

Um software de gestão de processos de negócios (BPM na sigla em inglês) é uma ferramenta utilizada para facilitar a rotina dos colaboradores de uma organização. O objetivo é fazer com que seja possível organizar e monitorar as tarefas de modo mais prático e ágil.

As organizações, normalmente, usam ferramentas de BPM para integrar, sincronizar e unificar fluxos de trabalho entre todos os setores. Além disso, esses softwares também podem ser utilizados para testar novas estratégias e encontrar a melhor forma de realizar novos projetos.

Quais as vantagens de empregar um software de gestão de processos de negócios?

Gestores sempre tentam encontrar maneiras de tornar as empresas mais organizadas, especialmente no que diz respeito à execução de tarefas e relacionamento com os clientes.

Processos operacionais mais práticos e otimizados, conduzidos por profissionais eficientes e especializados, fazem toda a diferença quando o objetivo é entregar resultados.

Mas para que a gestão de processos de negócios realmente esteja alinhada com as metas da organização, é necessário utilizar ferramentas específicas, que auxiliem os colaboradores a lidar melhor com o mapeamento de processos, organização de atividades e gestão de pessoas.

Entre os principais benefícios desses softwares, podemos citar:

1. Controle dos processos de produção

Ao organizar e separar corretamente todas as etapas da execução de um processo, fica muito mais fácil garantir o controle de projetos e atividades para alcançar os resultados almejados.

2. Agilidade nos negócios

Os softwares de BPM permitem a personalização e a adequação dos processos.

Você pode utilizar esses programas para criar um ambiente ágil e colaborativo, no qual é possível automatizar tarefas que ainda são realizadas de forma manual e melhorar a comunicação entre os colaboradores.

3. Aumento da produtividade dos funcionários

As ferramentas de gestão de processos de negócios aumentam a produtividade dos funcionários, já que elas são capazes de otimizar a execução de atividades operacionais.

Além disso, ao disponibilizar um software eficiente e com os recursos necessários para o controle de processos, os funcionários conseguem realizar mais tarefas em menos tempo, sem comprometer a qualidade do resultado final.

Dessa forma, a produção se torna mais eficiente. A necessidade de retrabalho e reavaliação das atividades diminui consideravelmente.

4. Melhoria contínua

Os softwares de BPM criam a base necessária para que a sua empresa possa gerenciar melhor os processos nas áreas de RH, marketing, contabilidade, entre outros.

Aliás, a partir do momento que uma organização começa a utilizar ferramentas específicas para melhorar a qualidade dos serviços, torna-se muito mais fácil fortalecer a reputação da empresa e conquistar clientes.

Os recursos disponibilizados por essas ferramentas, contribuem para o crescimento organizacional e a melhoria contínua.

5. Melhora do processo de tomada de decisões

Os dados são uma parte essencial do trabalho de qualquer organização.

Através deles, os colaboradores conseguem ter bons insights e avaliar a atual situação da empresa. Assim, a organização consegue tomar decisões mais assertivas e eficientes.

Quais são os principais recursos dos softwares de gestão de processos de negócios?

• Aplicativos baseados em nuvem: permitem que a sua organização se conecte de maneira mais ágil, precisa e acessível com os recursos necessários para manter a competitividade e a agilidade na hora de realizar a gestão de processos de negócios.

• Mapeamento de processos: definir, organizar e mapear visualmente todos os detalhes dos modelos de processo, fica muito mais fácil com as ferramentas adequadas.

• Criação de formulários: os formulários eletrônicos, integrados aos processos e fontes de informação, otimizam o processo de execução de tarefas.

• Automação de processos: se você, como gestor, pretende aumentar a produtividade da equipe e reduzir custos operacionais, está mais do que na hora de utilizar ferramentas que automatizam a execução de atividades e processos internos.

• Colaboração: um espaço de colaboração traz diversos benefícios para os funcionários da sua empresa, principalmente para aqueles que fazem home office. A unificação da comunicação e integração entre os setores, faz com que todos os funcionários consigam trabalhar de forma alinhada e eficiente.

O que levar em consideração antes de adquirir um software de gestão de processos de negócios?

Sistematizar as rotinas que envolvem o dia a dia e melhorar a comunicação entre os funcionários são objetivos de qualquer organização.

Mas antes de implementar um software de BPM para otimizar e gerenciar processos, é preciso levar em conta alguns fatores, como por exemplo:

• Treinamento de colaboradores: é bem provável que, em algum momento, os colaboradores precisem de suporte técnico. Para que todos aprendam a utilizar a nova ferramenta de BPM, considere a possibilidade de oferecer treinamento. Assim, eles vão conseguir se familiarizar com o sistema de modo mais rápido.

• Tempo de implementação: Cada software de BPM funciona de uma forma diferente. Enquanto alguns podem ser utilizados de forma imediata, outros exigem mudanças antes de serem implementados.

Quais são as tendências dos softwares de gestão de processos de negócios para os próximos anos?

Devido ao avanço da automatização de processos e da necessidade de integrar e unificar os setores, ainda mais nas empresas que possuem funcionários trabalhando de forma remota, é bem provável que nos próximos anos, as ferramentas de BPM se tornem ainda mais comuns no ambiente interno das organizações.

Entre as principais tendências desses softwares, podemos destacar:

• Uso estratégico do Big Data: não basta apenas obter dados, é necessário saber o que fazer com eles. E é por isso que surgiu o Big Data – uma tecnologia que utiliza a computação em nuvem para prever tendências e atuar de acordo com a realidade atual do mercado.

• BPM com poucos códigos: para reduzir a complexidade de programas virtuais, as empresas estão buscando por softwares de poucos códigos. Esses aplicativos aumentam a agilidade das operações e diminuem a necessidade de contratação de novos profissionais na área de TI.

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