Assinatura eletrônica: o que é e 4 benefícios para a sua empresa

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que ajuda a modernizar e agilizar processos, tanto em organizações públicas quanto privadas.

Essa inovação tecnológica não é exatamente uma novidade, já que ela está incorporada na rotina de muitas empresas.

Mas essa ferramenta ainda é vista, em algumas situações, como um método não tão seguro quanto o modelo tradicional de assinatura. Algumas empresas ainda têm medo do processo de transformação digital.

Será que esse modelo de assinatura é realmente seguro e tem validade jurídica? Ele pode substituir a assinatura tradicional na hora de finalizar acordos e processos?

Se você tem dúvidas como essas, continue a leitura!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica funciona exatamente como o modelo tradicional. A única diferença é que ela é utilizada em meios digitais.

Nos próximos anos, é bem provável que esse recurso substitua a assinatura tradicional, já que ele é menos burocrático e facilita a conclusão de acordos e processos empresariais.

Basicamente, funciona da seguinte maneira: em vez de imprimir um acordo ou processo e esperar que outra pessoa venha assinar o documento (o que pode levar dias, em alguns casos), você pode fazer com que toda a negociação seja concluída de modo virtual.

Todo o processo pode ser finalizado em poucos minutos e em qualquer lugar. Ou seja, se você precisa da assinatura de uma pessoa que está do outro lado do país, basta pedir para ela assinar o documento, independentemente do local em que ela se encontra.

A assinatura eletrônica é garantida pela MP 2.200/2001-2, como você pode ver ao clicar nesse link.

Exemplos de uso de assinatura eletrônica

Esse modelo de assinatura pode ser utilizado em diversos tipos de transações e acordos, como por exemplo:

• Recursos humanos

• Acordo com acionistas

• Compras e vendas

• Consultas médicas e odontológicas

• Setor jurídico

Aliás, esses acordos podem ser oficializados até mesmo de pessoas físicas para pessoas físicas. Ou seja, as assinaturas eletrônicas também trazem mais facilidade para a sua rotina fora do ambiente de trabalho.

Qual a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital?

Para ter acesso à assinatura digital, você vai precisar fazer uso do certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira).

Quando se trata desse modelo de autenticação, há duas chaves criptográficas envolvidas no processo. Uma delas é pública e a outra é particular.

Enquanto a pública fica com a Autoridade Certificadora, a particular fica com o usuário que assinou o documento. Esse modelo de assinatura também possui validade jurídica e pode substituir assinaturas em papel.

Já a assinatura eletrônica funciona de um modo mais prático e simples, embora também tenha autenticidade garantida através de senhas, foto, e-mail, etc.

Quais os principais benefícios da assinatura eletrônica?

Agora que você já sabe do que estamos falando, está na hora de entender os motivos pelos quais vale a pena realizar a implementação da assinatura eletrônica na sua empresa. Veja só:

1. Redução da burocracia

Uma das principais reclamações dos empresários em relação a conclusão de processos, é a burocracia envolvida.

Pois bem, a assinatura eletrônica ajuda a reduzir o tempo necessário para firmar contratos, já que toda a operação pode ser realizada através da internet.

A assinatura eletrônica otimiza todo o fluxo de comunicação da empresa. Você não precisa mais enviar documentos ou esperar a outra pessoa se dirigir até o local em que você está.

Se todo o processo pode ser realizado de forma online e em pouco segundos, então por que optar pelo modelo tradicional de assinatura?

2. Economia

Todas as partes envolvidas no processo podem ser beneficiadas: você, colaboradores, fornecedores, investidores, clientes, funcionários récem-contratados, etc.

Como o processo é feito de forma online, você vai poder economizar gastos referentes a locomoção.

Além disso, só o fato de você ter que esperar para receber uma assinatura, pode trazer prejuízos para a sua empresa, não é mesmo?

Também é importante mencionar a queda de custos em relação aos materiais da empresa.

Se você possui muitos documentos impressos, precisa encontrar um espaço físico que tamanho suficiente para armazenar todos os arquivos.

Porém, se a sua organização assina documentos em nuvem, todo o ciclo de vida dos documentos passa a ser virtual, o que diminui ou elimina por completo a necessidade de manter um espaço físico apenas para armazenar documentos antigos.

3. Agilidade nas operações

Os avanços tecnológicos podem trazer mais agilidade para a sua organização – basta você saber usá-los!

Se você está cansado de perder tempo com a impressão e envio de documentos físicos, está na hora de agilizar esse processo e fazer com que seja possível oficializar e firmar contratos no menor tempo possível.

Não tem segredo: basta você enviar o documento para a outra pessoa, para que ela possa assinar o documento de forma eletrônica.

Aliás, os documentos podem ser assinados até mesmo nos finais de semana, independentemente do local em que a outra pessoa estiver.

4. Melhora da experiência do cliente

Se você quer utilizar meios digitais para fechar contratos com clientes, a assinatura eletrônica vai te ajudar a economizar tempo e dinheiro!

Através dela, você consegue vender de forma muito mais rápida. Além disso, as chances de não fechar as vendas diminuem consideravelmente. O motivo?

Bom, muitas vezes, se o cliente tiver que se deslocar até um espaço físico simplesmente para oficializar um acordo e fechar o contrato, ele pode desistir da compra, já que o deslocamento não é viável para ele.

Mas se houver a possibilidade de concluir todo o processo de compra e venda pela internet, as chances de ele desistir da compra se tornam bem menores.

Sem falar no fato de que você proporcionou uma boa experiência de compra, o que aumenta as chances de ele se tornar um cliente fiel da sua organização.

Você quer trazer mais segurança e praticidade para a sua empresa? Quer diminuir o tempo de conclusão de processos e firmação de contratos? Então está mais do que na hora de implementar a assinatura eletrônica na sua empresa.

Para mais informações sobre essa inovação tecnológica, entre em contato conosco e faça a sua solicitação agora mesmo!